PERSONVERNERKLÆRING – ITV Studios Norway
Versjonsdato: 01. 04.2022
1. INTRODUKSJON
ITV Studios Norway AS, heretter kalt «ITV Studios» tar ditt personvern på alvor og er opptatt av at du skal ha tillit til oss og hvordan vi behandler dine personopplysninger. Dine personopplysninger er viktige for oss og vi behandler dem på en trygg og sikker måte i henhold til gjeldende norsk regelverk, herunder gjeldende Personopplysningslov samt EUs Personvernforordning (GDPR).
Denne personvernerklæringen forklarer hvordan vi behandler personlige opplysninger og retter oss mot deg som er i kontakt med oss som kunde, kandidat, deltaker, medvirkende, oppdragstaker, leverandør eller samarbeidspartner. Denne personvernerklæringen revideres årlig og vi anbefaler at du oppsøker og leser gjennom personvernerklæringen på nytt fra tid til annen. Dato for når personvernerklæringen sist ble oppdatert finner du øverst i dokumentet.
2. DATAANSVARLIG
ITV Studios Norway AS
Gullhaugveien 1-3
0484 Oslo
Org nr; 990 964 076
E-post: norway@itv.com
ITV Studios Norway er en del av det Britiske multinasjonale produksjons- og distribusjonsselskapet ITV Studios. Informasjon om behandling av personopplysninger i ITV Studios konsernet finner du på vår hjemmeside www.itvstudiosnorway.com. For ytterligere informasjon om hvordan vi behandler dine data, kontakt oss på norway@itv.com.
3. FORMÅLET MED OG BEHANDLINGEN AV DINE PERSONOPPLYSNINGER
Vi er opptatt av arten og omfanget av personopplysninger og hvordan vi best beskytter disse. Derfor samler og behandler vi kun personlig informasjon som er tilstrekkelig, relevant og begrenset til det som er nødvendig for et saklig og legitimt formål. Vi samler ikke inn mer personlig informasjon enn det som er nødvendig for å oppnå dette formålet.
Vi kan imidlertid være pålagt ved lov å samle inn og behandle visse personopplysninger. Dersom vi ønsker å bruke dine personopplysninger til et annet formål enn det de opprinnelig ble samlet inn til, vil vi informere deg, med mindre behandlingen er dekket av taushetsplikt eller håndhevelse av sivilrettslige krav og lignende, eller det nye formålet må antas å være innenfor dine forventninger. I denne sammenhengen vil vi også vurdere om bruk av dine personopplysninger til det nye formålet kan ha negative konsekvenser for deg. Når vi anonymiserer personopplysninger slik at de registrerte personene ikke lenger kan identifiseres, kan vi imidlertid bruke informasjonen til andre formål uten at du blir orientert. Vi holder øye med og sjekker at personopplysningene vi behandler ikke er uriktige eller misvisende, og vi sørger for å oppdatere personlig informasjon.
I noen tilfeller kan det hende vi må samle inn personopplysninger fra tredjepart, eksempelvis offentlige myndigheter og private aktører. I så fall vil vi opplyse om dette og innhente samtykke til dette med mindre du allerede er kjent med innsamlingen og behandlingen, eller din interesse for å bli informert om dette må avvike fra de offentlige eller private interesser, eller håndhevelsen av sivilrettslige krav eller lignende.
Som søker vil behandlingsgrunnlaget være ditt samtykke, som anses gitt når du aktivt velger å sende dine personopplysninger til oss. Visse behandlinger om søkere vil også være nødvendig å gjennomføre tiltak på din anmodning for at vi skal kunne vurdere din søknad før en eventuell avtaleinngåelse. Listen nedenfor er noen eksempler på hvilke formål dine personopplysninger behandles for av oss, men er ikke en fullstendig liste.
Vi behandler din personlige informasjon til følgende formål:
- Vi behandler personlig informasjon som er nødvendig for å inngå en avtale for levering av ytelser eller tjenester, og som er nødvendig for å dokumentere rettigheter og plikter i henhold til avtalen. Dette kan omfatte informasjon om type produksjon, tidspunktet avtalen ble inngått, prosjektdeltakere, etc.
- Vi behandler personlig informasjon i forbindelse med håndtering av søkere til ulike oppdrag, roller eller casting. Vi behandler personlig informasjon for å oppfylle skuespilleravtale, deltakeravtale, oppdragsavtale, medvirkendeavtale ol.
- Vi behandler personopplysninger for å kunne tilby deg vederlag og ytelser i forbindelse med ditt avtaleforhold med oss og vil kunne informere om nødvendige skatteopplysninger til relevante myndigheter.
- Vi behandler personopplysninger til bruk for dokumentasjon av et juridisk krav. Det kan brukes til opphavsrett og andre immaterielle rettigheter.
- Vi behandler personopplysninger som er nødvendig for å administrere kundeforholdet, inkludert kontaktdata, faktureringsbetingelser, kjøpshistorikk, etc.
- Vi behandler personlig informasjon om medvirkende i våre produksjoner som er relevante for den produksjonen. Det kan være navn og adresse, men kan også være interesser, livshistorier og bakgrunn.
- Vi behandler personopplysninger som vi er lovpålagte til å behandle. Dette kan være til regnskapsmessige og skattemessige formål.
- Vi behandler personlig informasjon til administrasjon av nettsiden. (informasjonskapsler). Administrasjonen av nettstedet er utelukkende med tanke på drift og vedlikehold, inkludert upassende eller ulovlig bruk. Informasjon om bruken av cookies vises i en egen cookie-policy.
- Vi behandler personopplysninger for sikkerhetsformål. Det kan være tilgangskontroll på våre fysiske nettsteder, inkludert videoovervåking.
- Vi behandler personopplysninger for markedsføringsformål.
- Til slutt behandler vi personopplysninger for bruk i annen administrasjon, drift og utvikling. Dette kan være dokumentasjon til historiske formål, for eksempel bilder tatt i forbindelse med mottakelser, merkedager osv., Eller for beskrivelse av selskapets historiske utvikling.
Det rettslige grunnlaget for vår behandling av dine personopplysninger er som følger:
- Vi behandler personopplysninger i tråd med gjeldende personvernlovgivning, herunder gjeldende norsk Personopplysningslov og EUs generelle personvernforordning (GDPR) artikkel 6 (2). Artikkel 6 nr. 1 bokstav b) (nødvendig for inngåelse av en kontrakt); Artikkel 6 nr. 1 bokstav c) (for overholdelse av en juridisk forpliktelse); 1 (e) (med det formål å utføre en offisiell oppgave) og / eller artikkel 6 (1). 1 (f) (av hensyn til våre legitime interesser der individets individuelle interesse eller grunnleggende rettigheter ikke går foran). Vi kan også be om ditt samtykke til å bruke behandlingen, jf. Artikkel 6 (2). 1, punkt a.
Legitime interesser som forfølges med behandlingen
Som nevnt ovenfor, er vår behandling av dine personopplysninger (delvis) basert på balanseringsregelen i artikkel 6 (2) i databeskyttelsesforordningen. 1, punkt f. Den legitime interesse som rettferdiggjør behandling, for eksempel våre saklige driftsmessige behov for sikkerhet, overvåkning og adgangskontroll til de fysiske fasiliteter og steder, så vel som til vårt digitale miljø.
Ditt samtykke kan når som helst trekkes tilbake ved å kontakte oss på norway@itv.com.
4. HVOR SAMLER VI INN PERSONOPPLYSNINGER FRA
Vi samler inn dine personopplysninger fra forskjellige kilder, men først og fremst direkte fra deg.
Eksempelvis som del av en søknads- eller castingprosess vil du kunne gi oss personopplysninger som fremkommer i din søknadstekst, som du oppgir direkte i våre systemer eller som fremkommer under intervjuprosessen. Som søker har du både anledning til å søke om spesifikke roller eller oppdrag, eller registrere dine opplysninger for å bli vurdert ved en senere anledning dersom en relevant rolle eller oppdrag skulle dukke opp.
Som oppdragstaker vil du for eksempel kunne oppgi personopplysninger direkte til din kontaktperson i Selskapet, som en del av din fakturering eller utlegg, forhandlinger i forbindelse med inngåelse av oppdragsavtalen eller i e-poster du sender.
Noen personopplysninger kan tenkes å bli samlet inn fra tredjeparter, for eksempel fra en tidligere arbeidsgiver som er satt opp som referanse, fra vikarbyrå eller lignende, fra eksterne medisinske personell, skattemyndighetene, trygdemyndighetene eller dersom vi foretar en bakgrunnssjekk (i den grad vi har anledning til å gjøre det).
I noen tilfeller vil personopplysninger, fra deg som benytter deg av ITVs lokaler eller systemer, bli samlet inn indirekte fra overvåkingsenheter, som for eksempel byggets adgangslogg eller telefon, internett og epost logg. I slike tilfeller vil personopplysningene kunne samles inn av ITV eller av en tredjeparts leverandør av relevante tjenester. Det blir vanligvis ikke gitt tilgang til slike personopplysninger. Det kan gis tilgang i visse situasjoner, som for eksempel hvis ITV må undersøke mulige brudd på sine retningslinjer eller personopplysningene er nødvendige for å vurdere etterlevelse av lovverk eller fakturering.
I visse tilfeller vil det være aktuelt for deg å gi oss personopplysninger om tredjeparter, som for eksempel kontaktopplysninger til din nødkontakt. I slike tilfeller ber vi deg opplyse personen om hvilke opplysninger du gir oss, hvorfor og evt. relevante detaljer om vår behandling fra denne erklæringen.
5. HVILKE PERSONOPPLYSNINGER BEHANDLER VI
Personopplysninger er enhver opplysning om en identifisert eller identifiserbar fysisk person. Vi kan behandle mange forskjellige typer personopplysninger om deg, disse kan være:
- Kontaktinformasjon og personalia
- Produksjonshistorie eller tidligere produksjonsdeltakelse
- Bakgrunnssjekk (referanser) i den grad det er lov og relevant
- Interesser, familiesaker og lignende privat informasjon
- Økonomiske forhold, for eksempel betalingsopplysninger og betalingshistorikk, kredittverdighet, restanser og andre transaksjonsdata.
I forbindelse med en spesifikk produksjon kan vi samle inn ekstra kategorier av personopplysninger. Dette er nærmere angitt i eksempelvis Skuespilleravtalen, castingavtalen eller Oppdragsavtalen din.
For en fullstendig liste over personopplysningene som er lagret om deg, ta kontakt med oss på norway@itv.com.
6. MOTTAKERE
Vi kan videre gi din personlige informasjon til følgende mottakere:
- ITV Studios for bruk i konsernforhold eller systemer som opereres på konsernnivå.
- Offentlige myndigheter, f.eks. Skatteetaten, politi, arbeidstilsyn m.m.
- Ulike rådgivere, inkludert for revisjon og juridisk bistand.
- Vi bruker databehandlere i forbindelse med våre tjenester og ytelser. Disse vil være underlagt databehandlingsavtaler og instruksjoner, og kun til vårt formål.
Tredjeparter får kun adgang til dine personopplysninger i den grad det er nødvendig for at vi skal kunne oppfylle våre forpliktelser som oppdragsgiver og yte de tjenestene vi leverer som virksomhet. I den forbindelse vil noen personopplysninger kunne bli delt med kunder, for eksempel din kontaktinformasjon.
ITV benytter seg av tredjeparter for å utføre visse oppgaver på våre vegne. Dette gjelder, i den grad det er relevant, lønnskjøring, regnskap, referanser, helseopplysninger, pensjon, brukeradgang og bruk med logg i interne systemer og kommunikasjonssystemer, opplæring, samt evt. frynsegoder, andre ytelser eller tilbudte tjenester på arbeidsplassen. Tredjeparter som får adgang til disse opplysningene vil kunne være revisor og regnskapsfører, skylagringstjenester, internett- og epostleverandører samt andre leverandører av tjenester forbundet med arbeidsstedet.
Vi vil aldri selge din personlige informasjon til tredjepart. Du kan få tilgang til eller motta lenker til andre applikasjoner og / eller nettsteder som ikke er kontrollert av oss. Vi er ikke ansvarlig for innholdet i applikasjoner / nettsteder koblet til i forskjellige sammenhenger, inkludert behandling av din personlige informasjon laget i slike applikasjoner eller på nettsteder. Vi er heller ikke ansvarlig for personopplysninger samlet inn i forbindelse med informasjon tilgjengelig på sosiale medier, for eksempel Facebook eller Instagram.
Vi vil ikke overføre dine personopplysninger til mottakere utenfor EU og EØS med mindre vi er pålagt å gjøre det ved lov eller pålagt oss av en offentlig myndighet, for eksempel til utredningsformål, eller hvis du spesifikt opplyser om det.
7. SIKKERHET
Vi har gjennomført tekniske og organisatoriske tiltak for å beskytte din personlige informasjon fra uautorisert tilgang, tap, manipulering og annet kompromiss. Vi justerer kontinuerlig sikkerhetstiltakene våre i tråd med den tekniske utviklingen.
8. LAGRING
Vi lagrer kun dine personopplysninger så lenge det er nødvendig for å kunne oppfylle våre kontraktsmessige forpliktelser og for formålene beskrevet ovenfor. Når vi bestemmer hvor lenge personopplysningene dine skal oppbevares, vil vi for eksempel ta hensyn til lagringskrav fastsatt i lovgivning, for eksempel regnskapsloven, eller lagringskrav for å etablere, hevde eller forsvare et juridisk krav. Det kan for eksempel være foreldelsesloven. Både personopplysninger lagret hos oss og hos tredjeparter slettes på en sikker måte. Som tidligere oppdragstaker eller søker vil enhver ny søknad du velger å sende oss bli oppbevart i ny oppbevaringsperiode før det slettes. Alle dine personopplysninger som er relevant for ditt oppdrag/medvirkning vil som regel slettes ca. fem år etter at oppdragsforholdet/medvirkningsforholdet opphører, med mindre annet følger av lovpålagte krav.
9. NÅR VI MOTTAR DIN CV/SØKNAD
Ved å sende din søknad/CV til norway@itv.com vil din søknad/CV oppbevares i våre systemer, og din handling anses som et frivillig samtykke til at vi lagrer dine personopplysning i våre systemer i 3 år for det formål å kontakte deg om det er aktuelt basert på din søknad og våre behov, med mindre du ber oss slette søknaden/CV-en tidligere. Vi behandler ikke dine personopplysninger sendt til denne e-postadressen for andre formål. Du kan når som helst trekke ditt samtykket tilbake ved å sende oss beskjed om dette til norway@itv.com, og vi vil sørge for at dine personopplysninger mottatt på epostkontoen slettes.
10. RETTEN TIL Å TREKKE TILBAKE SAMTYKKE
Du kan når som helst kontakte oss på norway@itv.com dersom du ønsker innsyn i hvilke av dine personopplysninger ITV har lagret eller dersom du ønsker å trekke tilbake ditt samtykke. Hvis du velger å trekke tilbake samtykket ditt, vil det ikke påvirke lovligheten av vår behandling av dine personopplysninger basert på ditt forutgående samtykke og frem til uttakstidspunktet. Å trekke tilbake ditt samtykke vil derfor bare tre i kraft fra det tidspunktet du trekker det tilbake.
ITV har rutiner for internkontroll og informasjonssikkerhet i henhold til gjeldende personvernregler i Norge, som sikrer mot uautorisert eller ulovlig behandling, utilsiktet tap, ødeleggelse eller skade. Ved bruk av egnede tekniske og organisatoriske tiltak sikres integriteten og fortroligheten til dine personopplysninger.
Dersom du mener ITV behandler dine personopplysninger i strid med gjeldende regelverk eller bryter lovpålagte plikter, ber vi deg ta kontakt på norway@itv.com og informere oss om det. Du har også rett til å klage til Datatilsynet på behandling i strid med regelverket.
11. DINE RETTIGHETER
Du har etter databeskyttelsesforordningen en rekke rettigheter i forhold til vår behandling av informasjonen om deg. Hvis du ønsker å utøve dine rettigheter, kan du kontakte oss på norway@itv.com.
Rett til å se informasjon (innsynsrett)
Du har rett til å få tilgang til informasjonen vi behandler om deg, samt en rekke tilleggsinformasjon.
Rett til retting (rett til korreksjon)
Du har rett til å få feil informasjon om deg selv korrigert.
Rett til å slette
I spesielle tilfeller har du rett til å få slettet informasjon om deg før tidspunktet for vår vanlige generelle sletting.
Rett til å begrense behandlingen
Du har rett, i visse tilfeller, til å begrense behandlingen av dine personopplysninger. I fremtiden, hvis du har rett til begrenset behandling, kan vi bare behandle informasjonen – annet enn lagring – med ditt samtykke, eller med det formål å etablere, hevde eller forsvare juridiske krav, eller for å beskytte en person eller viktig allmenn interesse.
Retten til å innsigelse
I noen tilfeller har du rett til å gjøre innsigelser mot vår eller lovlig behandling av dine personopplysninger. Du kan også gjøre innvendinger mot behandlingen av informasjonen din til direkte markedsføring.
Rett til å overføre informasjon (dataportabilitet)
I noen tilfeller har du rett til å motta personopplysningene dine i et strukturert, ofte brukt og maskinlesbart format og til å overføre disse personopplysningene fra en datakontroller til en annen uten hindring. Du kan lese mer om rettighetene dine i Datatilsynets guide om rettighetene til de registrerte, som du kan finne på www.datatilsynet.no.
12. ØVRIG INFORMASJON
Du kan få mer informasjon om vår personlige databehandling hvis du er arbeidstaker, oppdragstaker, skuespiller, deltaker, medvirkende eller kunde/samarbeidspartner. Dersom du er ansatt kan du se vår Personalhåndbok for hvordan vi behandler dine personopplysninger. Øvrige kan kontakte oss på norway@itv.com
Hvis du vil vite mer om reglene for håndtering av personlig informasjon, kan du finne ytterligere informasjon på www.datatilsynet.no.
13. KLAGE TIL DATATILSYNET
Du har rett til å sende inn en klage til Datatilsynet hvis du er misfornøyd med måten vi behandler dine personopplysninger. Du finner Datatilsynets kontaktinformasjon på www.datatilsynet.no.
Men vi vil oppfordre deg til å kontakte oss først på norway@itv.com.
Skulle du fortsatt trenge å klage til Datatilsynet, vil vi be om en kopi av klagen.
VEDLEGG 1: SÆRLIG FOR PRODUKSJONEN “THE VOICE”
1. Personvern i ITV
Vi i ITV tar ditt personvern på alvor. Denne erklæringen forklarer deg hvordan vi behandler personopplysninger i forbindelse med din deltagelse i The Voice, på hvilket grunnlag og hvilke rettigheter du har.
Hvis du har flere spørsmål om vår behandling av dine personopplysninger i The Voice, eller ønsker å utøve dine rettigheter som den registrerte etter GDPR, kan du kontakte oss på epost norway@itv.com
2. Behandlingen av personopplysninger i The Voice
Formålet med å behandle personopplysningene om deg som deltager i The Voice er at ITV skal kunne produsere, markedsføre og distribuere denne produksjonen.
For deg som deltaker i The Voice vil ITVs behandlingsgrunnlag for dine personopplysninger være avtalen mellom deg og ITV. Det er i hovedsak deltakerkontrakten som utgjør behandlingsgrunnlaget og som gir oss lov til å behandle dine personopplysninger. For å administrere og oppfylle avtalen med deg som deltager, må vi behandle dine personopplysninger.
ITV vil behandle personopplysninger om deg gjennom video-, lyd- og/eller bildeopptak og selve produksjonsprosessen. Dersom du velger å dele personopplysninger med oss under opptak relatert til særlige kategorier av personopplysninger, anses slik deling som et uttrykkelig samtykke fra deg til at vi kan behandle også denne typen personopplysninger.
I tillegg må vi behandle visse personopplysninger fordi vi er rettslig forpliktet til det, f.eks. er vi underlagt norsk lov som både gir oss rettigheter og plikter som gir oss lovlig behandlingsgrunnlag for enkelte behandlinger av personopplysninger, f.eks. regnskapslovgivning om du vinner en premie som innebærer utbetaling fra oss.
Hvis det skulle inntreffe en situasjon hvor det er fare for ditt liv og helse, kan vi også behandle dine personopplysninger på grunnlag av behandlingsgrunnlaget vitale interesser.
3. Hvilke personopplysninger som behandles
For deg som deltager i The Voice, vil vi behandle flere personopplysninger om deg. I tillegg til kontaktopplysninger som ditt navn, fødselsdato, adresse, epostadresse og telefonnummer behandler vi personopplysninger om deg som omfattes av denne produksjonens video-, bilde- og lydopptak.
Det vil også kunne være relevant å behandle personopplysninger om din sivilstatus, familierelasjoner, interesser og eventuell annen informasjon du ønsker å dele med oss. Dette vil kunne inkludere særlige kategorier personopplysninger.
Alle personopplysninger som du velger å dele med ITV før og under opptak vil kunne bli brukt i produksjonen og markedsføringen av den, og dette gjelder både alminnelige og særlige kategorier av personopplysninger.
4. Deling av personopplysninger
Dine personopplysninger vil kun deles med de aktørene som er nødvendig for at ITV skal kunne gjennomføre produksjonen, samt for opptak, produksjon og klipping, markedsføring og distribusjon av The Voice.
For oversikt over hvilke tredjeparter vi deler dine personopplysninger med kontakt oss på norway@itv.com
All behandling av personopplysninger som skjer hos våre databehandlere, skjer i henhold til inngåtte databehandleravtaler som stiller tydelige krav om å følge gjeldende personvernlovgivning, inkludert konkrete krav til informasjonssikkerhet.
